Расчет с переводчиками-фрилансерами через Solar Staff

Header

Solar Staff – разработанный в Риге международный сервис для расчета с фрилансерами. Он упрощает работу бухгалтерии и снижает налоговую нагрузку в обмен на комиссию от оборота. В этом обзоре мы рассмотрим, как сервис могут использовать бюро переводов.

Сложности платы внештатным сотрудникам

Оплата фрилансерам — больная мозоль переводческих компаний России. Удобный способ оплаты — напрямую через электронные деньги — не вполне легален. Все три легальных способа имеют свои ограничения.

Безналичный расчет. Организациям комфортно проводить платеж безналом на основании счета другого юрлица, например, от индивидуального предпринимателя. Но лишь небольшой процент переводчиков России зарегистрировались как индивидуальные предприниматели. По данным СПАРК, в РФ около 7,5 тысяч ИП с кодом ОКВЭД 74.83 «переводческие, редакторские и секретарские услуги». По самым скромным оценкам в действительности переводы выполняют 20-50 тысяч человек. Таким образом, через безнал можно рассчитываться только с небольшим процентом исполнителей, и это ограничивает бюро при поиске специалистов по узким тематикам.

Договор подряда. Если переводчик не зарегистрирован как ИП, организация-заказчик по закону должна заключить с ним договор подряда. Она выступает налоговым агентом и ответственна за уплату налогов, в том числе 13% НДФЛ и социалки.

В сумме выплаты увеличивают стоимость фрилансеров на 47% плюс-минус (в одном из расчетов – на 82%). Рост стоимости производства делает работающие легально бюро менее конкурентоспособными по сравнению с фирмами-однодневками, которые проводят платежи электронными деньгами.

Вторая проблема в том, что договоры подряда сложнее для обработки бухгалтерией чем обычные счета и платежки. По статистике translationrating.ru, средние и крупные бюро задействуют 100-500 фрилансеров в месяц, и чтобы подготовить отчетность по каждому, им часто приходится нанимать более одного бухгалтера.

Оффшор. Если в составе переводческой компании есть зарубежное юридическое лицо, то организации могут проводить расчет с физлицами через него. Иностранная организация при этом не выступает налоговым агентом. Ответственность за уплату налогов в этом случае смещается на исполнителя.

Недостаток оффшора, помимо этической стороны, – в относительно высоком входном барьере: организация должна завести юрлицо и банковский счет за рубежом, а затем обслуживать их и платить за рубежом налоги в валюте.

Электронные деньги. В небольших компаниях оплата физикам часто производится «вчерную», через электронные деньги и напрямую на банковский счет. Без договора, просто на основании email-переписки. Это просто, удобно, быстро и недорого, но, к сожалению, нелегально в России.

Схема Solar Staff

Solar Staff сочетает иностранное юридическое юрлицо и веб-интерфейс.

Работодатель заключает с сервисом договор услуг и заводит себе деньги на счет безналичным платежом. Фрилансеры могут принимать оплату на банковские карты, Вебмани и Qiwi. Сервис выступает как генподрядчик и обеспечивает подтверждающую документацию между работодателем и фрилансером. У компании есть письмо Минфина, подтверждающее легальность этой схемы.

В дополнение к этому через Solar Staff можно производить отчуждение авторских прав, например, на переводы и память переводов, и планировать задачи. Сервис предназначен для компаний у которых уже есть сформированная команда фрилансеров, и которые хотят управлять этой командой централизовано.

Наибольшая экономия у бюро с оборотом от 50 млн рублей в год

Комиссия сервиса составляет 12% плюс НДС на небольших объемах и 6% плюс НДС при выплатах более 2,5 млн. рублей в месяц. С учетом комиссии, фирмы на общей системе налогообложения могут сэкономить до 30% бюджета по сравнению с оплатой по договору подряда. На упрощенке необходимость начисления НДС снижает экономию до минимума.

Как правило, небольшие бюро в России стартуют со статуса ИП, но по мере роста обрастают юридическими лицами. У крупных компаний может быть по 10-15 юрлиц в составе:

  1. ООО на упрощенке
  2. ООО на основной системе налогообложения для зачета НДС клиентами-предприятиями
  3. Технические юрлица под тендеры
  4. Юрлица под филиалы
  5. Юрлица с частичной собственностью наемных менеджеров
  6. Зарубежные юрлица

Маленькому бюро с ИП/ООО на упрощенке Solar Staff не даст существенной экономии из-за включения НДС в ценник и комиссии в 12%. А если у переводческой компании уже есть зарубежные юрлица, они могут самостоятельно обслуживать схему с оплатой фрилансерам через оффшор. Для таких бюро сервис может быть полезен скорее как решение для автоматизации оплаты и упрощения работы бухгалтерии.

Наибольшую выгоду могут получить компании на промежуточном этапе, у которых уже есть юрлицо на ОСН и расходы на фрилансеров свыше 2,5 миллионов рублей в месяц, но еще нет оффшора. Это примерно соответствует компаниям на 12-30 позициях рейтинга translationrating.ru.

Техническая сторона сервиса

Снимок экрана 2016-07-28 в 12.32.14

После подключения к системе заказчик заводит себе на баланс средства. Для этого необходимо сформировать себе счет по шаблону. Счет для российских компаний формируется в выбранной валюте от лица ООО Солар Стафф Рус.

Снимок экрана 2016-07-28 в 12.41.44

Фрилансеров в систему приглашают автоматическим письмом по электронной почте. Получив приглашение по электронной почте, фрилансер заполняет форму, а затем подтверждает email и номер телефона для двухфакторной авторизации.

Снимок экрана 2016-07-28 в 13.23.50

Фрилансер чаще всего получает оплату на карту физлица в банке. Карту достаточно привязать к учетной записи один раз, и дальше просто выбирать ее из списка. 

Есть также возможность получать расчетные средства на Webmoney (WMR и WMZ) или на кошелек QiWI.

Снимок экрана 2016-07-28 в 12.53.52

Фрилансер видит свою задачу в системе, и может принять, отклонить и завершить ее. Для общения с заказчиком и обсуждения результатов присутствует чат и возможность приклеплять файлы.

Есть бюро переводов ведет расчет по страницам, то задачи можно планировать и оценивать в деньгах заранее. При расчете в словах на основе сетки памяти переводов стоимость задачи можно определить только после выполнения работы, поэтому платежи такое бюро будет производить с некоторой отсрочкой.

Снимок экрана 2016-07-28 в 12.56.58

На стороне заказчика менеджеры проектов принимают задачи и переводят их в статус “ждет оплаты”, а финансовый менеджер проводит платежи.

При проведении платежа средства сначала переводятся в “холд”. Это деньги, которые уже выведены с баланса, но еще не оплачены. Холд обеспечивает определенную защиту исполнителям и гарантирует, что заказчик не выплатит большую сумму, чем у него есть на счету.

Solar Staff дает определенную прозрачность по платежам. Задачи фильтруются по группам и статусу, логи экспортируются в XLS, чтобы обрабатывать их в других программах. В будущем в этом разделе должна появиться аналитика и визуализация данных.

Снимок экрана 2016-07-28 в 12.25.00

Система генерирует счета и акты от генподрядчика. Заказчики из России получают официальные документы от российской компании. Закрывающие документы отправляют по почте бухгалтеры сервиса. На этом расчет бюро переводов с исполнителями закончен, и бухгалтерия может спать спокойно.

Исполнителям документы отправляют от кипрского юрлица Solar Staff. 

Электронные копии документов хранятся в системе, и их можно в любой момент найти через поиск.

Снимок экрана 2016-07-28 в 12.29.34

С фрилансером заключается договор-оферта, который исполнитель принимает кликом по чекбоксу.

Договор предусматривает передачу прав на интеллектуальную собственность.  Передача прав необходима при переводе книг, фильмов и других произведений искусства, где при распространении возникают роялти. Чтобы передать права, фрилансер должен загрузить скан своего паспорта в систему. Документы проверяет бухгалтер Solar Staff.

Интеграция

В идеале для управления бюро хотелось бы подключать Solar Staff к системе управления проектами в качестве одного из платежных шлюзов. Например, если бюро переводов каждый месяц рассчитывается со штатными и внештатными переводчиками в России, и с фрилансерами за рубежом, им необходимо подключить минимум три системы оплаты.

С интеграцией можно было бы получить от клиента заявку через личный кабинет, обработать ее в инструменте памяти переводов, получить себестоимость, сформировать счет в системе управления проектами, назначить фрилансеров, затем оплатить их труд через Solar Staff. Все это — в едином интерфейсе и с однократным вводом данных.

Готовых коннекторов к системам управления у Solar Staff нет, но готов API, используя которые программисты могут написать связку.

Заключение

Правовая система фриланса в России несовершенна. ИП слишком мало, несмотря на низкую ставку УСН, а договоры подряда дороги и неудобны. Платить напрямую через электронные деньги закон не позволяет. В этих условиях появляется ниша для платежного сервиса плана Solar Staff.

Его комиссия достаточно высокая, а программная часть еще развивается. Однако это первое и пока единственно решение, адаптированное именно для региона, и хотя бы поэтому на него стоит обратить внимание.

 

(на правах рекламы)

Добавить комментарий