материал спонсирован

Демосайт

Rulingo — это легковесный облачный бизнес-менеджер для небольшой переводческой фирмы. Сервис позволяет вести учет проектов, файлов и исполнителей онлайн, экономит время менеджеров. Дизайн порталов с широкоформатными фоновыми изображениями помогает даже недавно открытому агентству выглядеть профессионально и дружелюбно в глазах исполнителей.

Главное преимущество — в быстром старте: с Excel и почты на Rulingo агентство с парой менеджеров в штате может перейти за 30-60 минут, используя шаблон. Процедуры внедрения как таковой нет.

Структура

Как и многие другие бизнес-менеджеры, Rulingo состоит из трех основных порталов.

  1. портала менеджера бюро
  2. портала заказчика
  3. портала исполнителя (переводчика, редактора, верстальщика).

Каждый из них может залогиниться в личный кабинет и посмотреть, что происходит в проекте. Клиент отслеживает статус выполнения своего заказа, может разместить новый. Переводчик скачивает файлы заказа и памяти перевода, загружает выполненную работу. Менеджер назначает исполнителей, контролирует выполнение заказа, переписывается с переводчиками и клиентами.

Портал менеджера проектов

Скрин 1. Портал менеджера

 

Людмила Городецкая, менеджер проектов нашего вымышленного бюро «Аист», начинает день с просмотра текущих проектов. Пять недавно измененных отображаются прямо в панели управления. Среди них есть заказы, которые Людмила редактировала вчера, а также новый заказ на письменный перевод, который заказчик разместил ночью. На почте у Людмилы скопились письма с уведомлениями о новом проекте и новых сообщениях в переписке с переводчиками.

 

Первым делом Людмила переходит в ленту проектов и проверяет ситуацию. Перевод с нидерландского на английский для Кати Ведеевой готов, и его можно отправить заказчику. А перевод с английского на французский пока еще не отдали переводчику, как и перевод с немецкого на русский для заказчика customer100. Людмила быстро фильтрует новые заказы по статусу. С ними необходимо поработать в первую очередь чтобы запустить работу. После этого можно будет переключиться на завершенные проекты.

 

Скрин 2. Лента проектов

 

Людмила выбирает исполнителей из базы. В ней у каждого переводчика и заказчика заданы индивидуальный прайс-лист и валюта расчетов. «Аист» работаетв паре  не только с русским языком, но и с языкам стран СНГ и немного с европейскими, поэтому фиксация валют и расчеты в них для компании очень актуальны.

 

Скрины 3 и 4. Список исполнителей и их расценки 

 

По разнице между ставками Rulingo автоматически рассчитывает маржу проекта, и можно принять решение, начинать ли работу на заданных условиях, либо торговаться с клиентом дальше.

Это особенно удобно для перевода на иностранный язык, в примере с Людмилой — с нидерландского на английский, потому что клиент платит в рублях. У бюро «Аист» задана базовая валюта рубли, поэтому можно автоматически рассчитывать маржу даже когда заказчик платит в рублях, а исполнитель получает в евро. При этом используется курс ЦБ РФ на дату сделки. Менеджеру не нужно несколько раз в день пересчитывать условия, за нее это делает система.

Прибыль по проектам складывается в суммарную прибыль компании. Ее Людмила как администратор отслеживает во вкладке «Отчеты», а учет расходов и закрывающих документов ведет на вкладке «Счета». Сейчас деньги при оплате поступают и списываются с виртуального счета компании, а счета и акты необходимо прикладывать. Однако разработчики работают над тем, чтобы в ближайшем будущем можно было автоматически генерировать счета в PDF, а учет в Rulingo был интегрирован с бухгалтерией.

 

Скрины 5 и 6. Отчеты и счета (чтобы увеличить изображение, кликните по нему)

 

Людмила назначает исполнителя на проект по немецкому и разбирается с текущими документами по выполненному заказу. Отправить выполненную работу клиенту можно одним кликом. После этого меняется статус проектов, а в логе активности появляется соответствующая запись. Иногда записи просматривает руководитель Людмилы, чтобы быть в курсе происходящего.

Скрин 7. Логи проектов

 

К обеду с текущими заказами покончено, теперь Людмила может выдохнуть и сделать паузу. У нее освободилось время, чтобы немного «порыбачить» на бирже и принести компании «Аист» чуть больше прибыли, а себе сделать подарок в виде комиссии с привлеченных заказов. Rulingo агрегирует ленты заказов с трех основных бирж, у которых есть свой API или RSS: крупнейшей в мире биржи переводов Proz.com, TranslatorsCafe.com и Translator Pub. Людмиле достаточно сделать поиск по ключевым словам, релевантным для ее агентства, — и список подходящих запросов клиентов под рукой.

 

о

Скрины 8 и 9. Интерфейс запросов с бирж

 

Если Людмиле удастся привлечь заказчика с биржи благодаря быстрой реакции и хорошему предложению, то он с высокой долей вероятности вернется в бюро «Аист», так как в системе у него появляется личный кабинет со статистикой, перепиской, формой размещения новых заказов.

Портал заказчика

Скрин 10. Личный кабинет заказчика, главная страница

 

В личном кабинете клиент размещает новые заказы, отслеживает статус текущих, просматривает историю покупок и статистику расходов.

Для заказчиков цифрового поколения портал — это привычное удобство. С ним не нужно каждый раз перезванивать в бюро и уточнять, когда работа будет сделана. Личный кабинет агрегирует статистику и дает оперативный контроль над ситуацией. Хорошая причина, чтобы размещать все заказы в одном бюро.

Старомодным клиентам все еще проще разместить заказ по электронной почте и не запоминать пароли от личного кабинета. В этом случае менеджер проектов в бюро может завести виджет для клиента и через него загружать заказ по ускоренной схеме. В одной компании — пользователе Rulingo таким образом обрабатывают улицу: клиентом в системе выступает офис-менеджер бюро, и по ее имени можно легко отсортировать все розничные заказы.

Личный кабинет заказчика располагается на домене третьего уровня, в нашем примере на aist.rulingo.ru. Для входа в него клиенту необходимо залогиниться. Для доступа без логина можно создать публичный виджет размещения заказа, который встраивается в любой сайт через <iframe>. Менеджер Людмила Городецкая использует виджет двумя способами.

 

Скрин 11: Виджет размещения заказа

 

Один виджет с общим прайс-листом она встроила в сайт агентства «Аист» как форму заказа переводческой компании. В отличие от аналогичных виджетов CAT-инструментов, через эту форму клиенты могут разместить запрос на любые услуги: не только на перевод, но и на верстку, копирайтинг, распознавание текста.

Второй виджет она разместила в интранете своего крупнейшего клиента, предприятия с несколькими отделами, которым время от времени нужны переводы: юридическому, таможенному, маркетинговому и секретариату. Все специалисты предприятия заказывают через «единое окно» (где также есть история заказов и автоматический подсчет расходов). Это очень удобно для расчетов, удобно для внутренних специалистов, так как переводы можно скачать в любое время, и никто не будет переводить одну и ту же бумагу дважды. С точки зрения Людмилы, виджет в интранете понижает шансы конкурентов перехватить ее опорного клиента.

Портал исполнителя

Скрин 12. Drag & Drop форма загрузки файлов перевода — включает автоподсчет

 

Переводчики, которые работают с «Аистом», могут быть уверены в чистоте расчетов. Их задачи всегда подтверждены не только электронными письмами, но и записями на портале, они всегда знают, какой будет оплата и условия платежа. Наконец, они могут быть уверены, что заказ идет именно от их проверенного агентства, а не от маскирующихся под него аферистов.

 

Когда Людмила назначает переводчика на проект, на почту поступает уведомление. Переводчица должна залогиниться и принять заказ. Затем она может скачать файлы и начать работу. По завершению переводчица загружает новые файлы обратно на портал и подтверждает готовность менеджеру.

Если возникают вопросы, непредвиденные обстоятельства или проблемы, с менеджером можно общаться в комментариях на портале. Эти комментарии видны всем менеджерам, поэтому если, например, Людмила уйдет в отпуск, то ее коллега сможет быстро включиться и подхватить работу. Уведомления о новых комментариях поступают на почту всем участвующим в общении людям.

 

Скрин 13. Переписка по проекту

Резюме

Сервис Rulingo — легкий и быстроразвертываемый, недорогой, простой в освоении. В нем нет функционала систем-тяжеловесов, но большинству небольших бюро будет достаточно имеющихся функций по управлению проектами. Rulingo подойдет компаниям, которые хотят быстро закрыть вопрос с TMS и работать с автоматизацией уже сейчас, вместо того, чтобы вкладывать минимум 0.5 млн рублей и 8 месяцев времени во внедрение ERP.

Проект стартовал 2 года назад, а сегодня в команде трудятся 6 человек под руководством Дмитрия Бородина. Программисты добавляют новый функционал примерно раз в месяц. В ближайшем будущем разработчики планируют добавить модуль workflow для многоступенчатых проектов, интеграцию с первым CAT-инструментом, SmartCAT, расширенную отчетность и бухгалтерию.

Стоит система 600 евро в год на менеджера проектов. Юридическое лицо компании зарегистрировано в России, поэтому российским пользователям Rulingo не придется платить «налог на Google».

Интерфейс доступен на русском и на английском языках. Rulingo уже пользуются компании в России, Португалии, Египте, Германии, Испании, Норвегии и Индии.

 

Заказать демонстрацию системы

Добавить комментарий